La gestione patrimoniale è divenuta un'esigenza essenziale per l'Ente Pubblico che voglia porre l'attenzione sull'ottimizzazione dei ricavi e dei costi derivanti dal proprio patrimonio immobiliare.
Di qui la necessità di disporre di uno strumento informatico la cui semplicità di utilizzo e il completo controllo della struttura dei dati diventano elementi fondamentali affinché si possa facilmente navigare tra le informazioni acquisite nel database di riferimento reperendo i dati necessari.
La fruibilità dell'impianto software in modalità web (e dei servizi connessi) rappresentano un altro importante punto a favore di una soluzione costruita per soddisfare le esigenze di Enti Pubblici di qualsiasi natura e dimensione.
L'architettura del sistema qui descritto prevede la creazione primaria di un immobile principale, al quale andranno legate e relazionate le unità catastali che lo costituiscono. Per ogni unità catastale è prevista la relazione a una o più unità contrattuali che permetteranno di agganciare altre informazioni di dettaglio.
L'applicativo di gestione del Patrimonio Immobiliare presenta in definitiva tutte le caratteristiche di affidabilità, scalabilità, robustezza e sicurezza che lo rendono uno strumento di gestione semplice e potente al tempo stesso.
Di seguito la descrizione analitica dei moduli che ne consistono la configurazione base.

Anagrafica immobili

Ogni immobili principale viene censito e catalogato con una serie di informazioni di base atte ad identificarlo in maniera univoca. E' possibile associare ad ognuno uno o più proprietari e la quota di possesso relativa e vengono mostrate le unità catastali che vi afferiscono. Per ogni immobile è possibile allegare ogni tipo di documentazione.

Anagrafica Unità catastali

L'unità catastale è quanto risulta dagli archivi del Catasto urbano e terreni ed è possibile inserire i valori analitici per avere la possibilità di fare ricerche filtrate per foglio di mappa, particella, località, categoria etc... Per ogni unità catastale è possibile allegare la documentazione catastale (estratti di mappa e visure).

Anagrafica unità contrattuali

L'unità contrattuale è un'entità che può essere liberamente creato per poter associare informazioni relativi a contratti di locazione attiva e passiva, utenze e informazioni di legittimità. Per ogni unità contrattuale è possibile associare una o più unità catastale. Questa associazione permette di avere poi il quadro generale per ogni immobile.

Anagrafica Proprietari/Locatari

Le anagrafiche proprietari e locatari vengono utilizzate per gli immobili e per l'inserimento dei dati contrattuali.

Legittimità

La legittimità si riferisce a informazioni relative a certificazioni possedute dall'unità contrattuale. E' possibile inserire info sulle conformità impianti, presenza del progetto originario, protocolli di accatastamento. Le informazioni vengono mostrate in maniera sinottica nella lista ed è possibile attivare degli avvisi di scadenza.

Contratti

I contratti in essere, di vario tipo, vengono inseriti per le informazioni essenziali, quali inizio e fine, oltre a frequenza e importo canone e numero rate. Tutti i contratti possono essere filtrati e cercati per i vari campi inseriti e possono essere generati alert di scadenza.

Utenze

Le informazioni principali sulle utenze afferenti alle unità contrattuali possono essere inserite per avere immediatezza delle informazioni sui vari rapporti con i gestori energetici. Possono essere effettuate ricerche per unità contrattuali, numero cliente e tipologia fornitura.

Moduli implementabili

Al software descritto possono essere implementati singoli moduli aggiuntivi su desiderata dell'Ente, quali, ad esempio :

• Gestione Bollette
• Gestione manutenzioni
• Gestione ICI

Aree funzionali gestite

In via sintetica il presentato impianto software si sviluppa nei seguenti ambiti funzionali

Anagrafiche Immobiliari 

• • Anagrafica immobili
• • Anagrafica tipologie
• • Anagrafica categorie
• • Anagrafica funzionalità
• • Anagrafiche proprietari / locatori
• • Stampa schede immobili, report ricerche, lista
• • Valorizzazione immobili

Anagrafica locatari

• • Anagrafica locatari
• • Gestione eventi quali: stipula, disdetta, chiusura, rinnovi, proroghe, cessazioni, sublocazioni, canone, etc.
• • Modulistica e comunicazioni ai conduttori
• • Gestione incassi e spese
• • Gestione utenze

Scadenzario

• • Scadenzario contratti
• • Scadenzario rate canone
• • Report

Piattaforma tecnologica di riferimento

Tutti i moduli software sopradescritti fanno riferimento a tecnologie di tipo web, ovvero fruibili per mezzo di un comune Browser (IE, FIREFOX...), attraverso la generazione di pagine XHTML per mezzo di apposito linguaggio di programmazione PHP.
Come database si adotterà MySQL per via della facilità di utilizzo e la velocità di richiesta ed inserimento dei dati.Potranno essere utilizzate librerie di tipo Open Source basate su tecnologie JavaScript per la realizzazione di alcune funzionalità di UI (interfaccia utente) e per l'elaborazione dei dati.

Modalità di rilascio dell'applicativo

L'applicativo viene preferibilmente distribuito in modalità SaaS su server esterno di tipo cloud ovvero su un server virtuale configurato con parametri garantiti (Memoria, Cpu, Rete), realizzato su macchine multiprocessore multicore ridondate N+1 e con storage SAN ad alta disponibilità.